Personalfragebogen für neue Mitarbeitende
Der vollständige Bogen zum Ausdrucken und Ausfüllen — alle Angaben, die Personalabteilung und Lohnbuchhaltung brauchen, um ein Arbeitsverhältnis anzulegen. Zu jedem Feld steht dabei, wofür es gebraucht wird.
Er ist für den Eintritt gedacht, also für die Zeit nach der Vertragsunterschrift, nicht für ein Auswahlverfahren. Steuer-ID, Konfession und Sozialversicherungsnummer dürfen Sie von jemandem verlangen, den Sie einstellen — von einer Bewerberin, über die Sie noch entscheiden, nicht.
Kostenlos, ohne E-Mail-Eintrag und ohne Anmeldung. Der Druckdialog Ihres Browsers erzeugt daraus auch eine PDF-Datei („Als PDF sichern“).
1Name und Anschrift
VornamePflicht
NachnamePflicht
Titelfreiwillig
- Dr.
- Prof.
- Prof. Dr.
StraßePflicht
HausnummerPflicht
PLZPflicht
OrtPflicht
2Zur Person
GeschlechtPflicht
- Männlich
- Weiblich
- Divers
- Keine Angabe
Pronomenfreiwillig
- sie/ihr
- er/ihm
- they/them
- Sonstiges
Pronomen (Freitext)freiwillig
FamilienstandPflicht
- Ledig
- Verheiratet
- Geschieden
- Verwitwet
- Eingetragene Lebenspartnerschaft
- Getrennt lebend
GeburtsdatumPflicht
GeburtsortPflicht
Zu finden auf Personalausweis, auf der Vorderseite, unter dem Geburtsdatum
GeburtslandPflicht
Gemeint ist der Staat, zu dem der Geburtsort heute gehört — nicht Ihre Staatsangehörigkeit. Lohnprogramme kennen Staaten nur als amtlichen Schlüssel; als Freitext liesse sich die Angabe nicht übernehmen.
Zu finden auf Personalausweis oder Reisepass, im Ausweis steht nur der Ort; das Land ergibt sich daraus
StaatsangehörigkeitPflicht
Bei Staatsangehörigen aus Ländern außerhalb der EU/EWR und der Schweiz ist der Nachweis einer gültigen Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis zwingend erforderlich.
Aufenthaltstitel gültig bisPflicht außerhalb EU/EWR/CH
Zu finden auf Elektronischer Aufenthaltstitel (Scheckkarte), auf der Vorderseite in der Zeile „gültig bis"
Arbeitserlaubnis gültig bisPflicht außerhalb EU/EWR/CH
Zu finden auf Zusatzblatt zum Aufenthaltstitel, dort stehen die Auflagen zur Erwerbstätigkeit und deren Befristung
3Steuerliche Angaben
Steuer-IDPflicht
Die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) ist eine elfstellige Nummer vom Bundeszentralamt für Steuern. Sie finden sie auf Ihrem Einkommensteuerbescheid oder der Lohnsteuerbescheinigung.
Zu finden auf Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern, Betreff „Mitteilung Ihrer Identifikationsnummer". Die elf Ziffern stehen freistehend und fett mitten im Text, nicht im Anschriftenfeld
SteuerklassePflicht
- I – Alleinstehende
- II – Alleinerziehende
- III – Verheiratete (höheres Einkommen)
- IV – Verheiratete (ähnl. Einkommen)
- V – Verheiratete (geringeres Einkommen)
- VI – Zweiter / weiterer Job
Die Lohnsteuerklasse beeinflusst den monatlichen Steuerabzug und wird über ELStAM elektronisch abgerufen. Die Vorabangabe dient der internen Lohnkalkulation.
Zu finden auf Letzte Lohn- oder Gehaltsabrechnung, im Kopfbereich bei den Steuermerkmalen, meist abgekürzt „StKl"
KonfessionPflicht
- Keine (keine Kirchensteuer)
- Evangelisch
- Römisch-katholisch
- Altkatholisch
- Jüdisch
- Sonstige
Die Kirchensteuerpflicht richtet sich nach der gemeldeten Religionszugehörigkeit. Die Kirchensteuer wird vom Arbeitgeber direkt einbehalten und abgeführt.
Zu finden auf Letzte Lohn- oder Gehaltsabrechnung, bei den Steuermerkmalen als Kirchensteuermerkmal: „ev", „rk" oder ein Strich für keine Kirchensteuer
KinderfreibeträgePflicht
- 0 – keine Freibeträge
- 0,5
- 1,0
- 1,5
- 2,0
- 2,5
- 3,0
- 3,5
- 4,0
- 4,5
- 5,0
Jedes Kind zählt für jeden Elternteil als 0,5 (zusammen 1,0). Bei alleinigem Sorgerecht 1,0 pro Kind. Beeinflusst Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
Zu finden auf Lohnsteuerbescheinigung, linke Spalte unten, im gestrichelten Kästchen „Zahl der Kinderfreibeträge", direkt unter der Steuerklasse
Grad der Behinderungfreiwillig
- Keine Behinderung
- 20
- 30
- 40
- 50 (schwerbehindert)
- 60
- 70
- 80
- 90
- 100
Zu finden auf Schwerbehindertenausweis, auf der Vorderseite als „GdB"
4Versicherung
SozialversicherungsnummerPflicht
Die Rentenversicherungsnummer besteht aus 12 Zeichen: 8 Ziffern, einem Großbuchstaben und 3 Ziffern (z. B. 65070893J002). Sie finden sie auf Ihrem Sozialversicherungsausweis.
Zu finden auf Versicherungsnummernachweis der Deutschen Rentenversicherung, das Blatt, das seit 2021 den früheren Sozialversicherungsausweis ersetzt. Die Nummer steht in der rechten Spalte ganz oben, über dem Namen
VersicherungsartPflicht
- Gesetzlich versichert
- Privat versichert
Krankenkassefreiwillig
Der Name steht auf Ihrer Gesundheitskarte. Die Auswahl ist keine Bequemlichkeit: Gespeichert wird die Betriebsnummer der Kasse, und nur damit lässt sich die Angabe in die Lohnabrechnung übernehmen.
Zu finden auf Elektronische Gesundheitskarte, auf der Vorderseite oben, über Ihrem Foto
Private Krankenversicherungfreiwillig
ElterneigenschaftPflicht
- Ja (Elternteil)
- Nein (kinderlos)
Kinderlose Arbeitnehmer (ab 23 Jahren) zahlen einen Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung von 0,6 %. Der Nachweis der Elterneigenschaft ist dem Arbeitgeber zu erbringen.
5Bankverbindung
IBANPflicht
Die IBAN für deutsche Konten beginnt mit „DE" gefolgt von 20 Ziffern (22 Zeichen gesamt). Leerzeichen werden bei der Validierung ignoriert.
Zu finden auf Bankkarte, auf der Vorderseite aufgedruckt, auf älteren Karten fehlt sie
BICPflicht
Zu finden auf Kontoauszug oder Banking-App, dieselbe Stelle wie die IBAN, meist eine Zeile darunter
BankPflicht
Kontoinhaberfreiwillig
Ich versichere die Richtigkeit der Angaben und melde Änderungen unverzüglich der Personalabteilung.
Personalfragebogen-Muster · www.einstellungsbogen.de/personalfragebogen-muster
Was in diesem Bogen steht, wenn er ausgefüllt ist
Eine Steueridentifikationsnummer, eine Sozialversicherungsnummer, ein Geburtsdatum, eine vollständige Anschrift und eine Bankverbindung. Für Identitätsdiebstahl ist das ein nahezu vollständiger Satz — und in vielen Betrieben nimmt genau dieses Blatt anschließend den üblichen Weg: abfotografiert oder eingescannt, per E-Mail an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet, unverschlüsselt. Danach liegt es im Postfach der Absenderin, im Postfach des Empfängers, im Downloads-Ordner und im Anhang jeder Weiterleitung.
Wir geben Ihnen dieses Formular trotzdem, weil Sie es brauchen und weil ein Betrieb, der es heute ausdruckt, damit nichts falsch macht. Aber wir verkaufen die Lösung für genau das Problem, das mit dem ausgefüllten Blatt beginnt — das gehört auf dieselbe Seite und nicht ins Kleingedruckte.
Welche Angaben Sie verlangen dürfen
Der Maßstab ist die Erforderlichkeit für das Arbeitsverhältnis und die gesetzlichen Pflichten des Arbeitgebers (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Nach der Unterschrift trägt das fast den ganzen Bogen — vorher wäre der größte Teil davon unzulässig. Vier Punkte, die im Betrieb regelmäßig für Rückfragen sorgen:
- Steuerklasse und Kinderfreibeträge ruft die Lohnbuchhaltung elektronisch über ELStAM ab, sobald ihr Steuer-ID und Geburtsdatum vorliegen. Auf dem Bogen stehen sie für die Vorabkalkulation, nicht als Nachweis.
- Die Konfession wird ausschließlich für die Kirchensteuer erhoben. Sie darf keinen anderen Zweck bekommen.
- Der Grad der Behinderung ist freiwillig. Er wirkt sich auf Zusatzurlaub, Kündigungsschutz und die Ausgleichsabgabe aus — eine Angabe hilft also meist der Person selbst, verlangen können Sie sie nicht.
- Die Elterneigenschaft entscheidet über den Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose und über den Abschlag ab dem zweiten Kind. Seit Juli 2025 ruft der Arbeitgeber sie samt Kinderzahl digital beim Bundeszentralamt für Steuern ab. Auf dem Bogen steht sie zur Vorabkalkulation — Geburtsurkunden braucht es dafür in der Regel nicht mehr.
Diese Seite ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung. Welche Angaben Ihr Betrieb im Einzelfall braucht, klären Sie mit Ihrem Lohnbüro oder Steuerberater.
Denselben Bogen gibt es ohne Papier
Ihre neue Arbeitskraft füllt die Angaben über einen Link aus — geführt, mit dem Hinweis am Feld, wo Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer zu finden sind, und mit einer Formatprüfung, bevor es weitergeht. Es sind dieselben Felder und dieselben Erklärungen wie auf diesem Blatt — die Seite hier wird daraus erzeugt. Verschlüsselt wird im Browser, bevor irgendetwas Ihr Haus erreicht; bei Ihnen kommt eine PDF-Datei an, die ausschließlich mit Ihrem Schlüssel zu öffnen ist. Auf keinem Server liegt eine lesbare Kopie — auch bei uns nicht.