Ihre Schlüsseldatei

Beim Einrichten haben Sie eine Datei heruntergeladen, deren Name auf .key endet. Sie ist das Einzige, womit sich die ausgefüllten Personalfragebögen öffnen lassen. Diese Seite erklärt, was Sie damit tun sollten — und was besser nicht.

Was in der Datei steht

Ihr privater Schlüssel. Neue Mitarbeitende verschlüsseln ihre Angaben gegen das öffentliche Gegenstück, das auf unserem Server liegt; aufschließen lässt sich das Ergebnis nur mit Ihrer Datei. Wir besitzen keine Kopie. Das ist kein Versäumnis, sondern der Kern des Produkts: Läge bei uns eine Kopie, könnten wir mitlesen — und müssten es auf Anordnung womöglich auch.

Praktische Folge, die man einmal verstanden haben sollte: Wir können Ihnen bei Verlust nicht helfen. Es gibt keinen Knopf, mit dem wir die Datei wiederherstellen, und keinen Support-Fall, der das ändert.

Wohin die Datei gehört

Behandeln Sie sie wie den Schlüssel zum Personalschrank. Bewährt hat sich:

• In den Passwort-Manager Ihres Unternehmens — 1Password, Bitwarden, Keeper und ähnliche können Dateien als Anhang speichern. Das ist der beste Ort: schon gesichert, schon verschlüsselt, schon geregelt, wer herankommt.
• Mindestens zwei Personen sollten herankommen. Eine Praxis, in der nur die Bürokraft die Datei hat, kommt bei deren Kündigung oder Krankheit an keinen einzigen Fragebogen mehr heran.
• Eine zweite Kopie an einem anderen Ort — ein verschlüsselter USB-Stick im Tresor, ein zweiter Passwort-Manager-Eintrag. Ein einzelner defekter Rechner darf nicht reichen, um alles zu verlieren.

Was Sie vermeiden sollten

• Sich die Datei selbst per E-Mail schicken. Sie liegt dann unverschlüsselt im Postfach — und wer das Postfach übernimmt, hat beides: den Schlüssel und die Personaldaten.
• Der Download-Ordner als Aufbewahrungsort. Er wird aufgeräumt, gesichert, synchronisiert und beim Gerätewechsel vergessen.
• Ein Cloud-Ordner, in den das halbe Unternehmen sieht. Wer die Datei hat, liest die Personaldaten aller neuen Mitarbeitenden.
• Umbenennen ist unkritisch, der Inhalt zählt. Ändern Sie den Inhalt aber nicht — schon ein einzelnes verändertes Zeichen macht sie unbrauchbar.

Fragebögen öffnen

Ziehen Sie auf der Entschlüsselungsseite Ihre Schlüsseldatei und das PDF der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters in das Fenster. Die Daten erscheinen als Tabelle.

Diese Seite sendet nichts ins Netz — sie ist technisch daran gehindert. Alles passiert in Ihrem Browser, und mit dem Schließen des Tabs sind die Daten weg. Weder Ihre Schlüsseldatei noch der Fragebogen verlassen Ihren Rechner.

Vergleichen Sie gelegentlich den dort angezeigten Fingerabdruck mit dem, der für Sie hinterlegt ist. Den finden Sie jederzeit unter /uebersicht/ihre-kennung — also unter derselben Kennung wie Ihr Personalfragebogen. Stimmen die beiden nicht überein, wurde Ihr Schlüssel ausgetauscht; prüfen Sie dann zuerst Ihr Rechnungs-Postfach, denn darüber läuft die Erneuerung.

Wenn die Datei weg ist

Über die Schlüsselerneuerung erzeugen Sie einen neuen Schlüssel. Den Link dazu schicken wir an die E-Mail-Adresse, die für Ihre Rechnung hinterlegt ist.

Wenn jemand anderes erneuert hat

Bei jeder Erneuerung benachrichtigen wir alle hinterlegten Adressen. Kommt bei Ihnen eine solche Nachricht an, ohne dass Sie es veranlasst haben, hat jemand Zugriff auf Ihr Rechnungspostfach — und kann ab sofort alle künftigen Fragebögen mitlesen.

Sichern Sie dann zuerst den Zugang zu diesem Postfach und erzeugen Sie danach selbst einen neuen Schlüssel. Unsere Benachrichtigung enthält bewusst keinen Link: Wäre Ihr Postfach übernommen, wäre ein anklickbarer Link genau das falsche Angebot — und eine gefälschte Nachricht von einer echten nicht zu unterscheiden.